Mieteingang kontrollieren: Mein Monatscheck für Vermieter
Ist die Miete vollständig eingegangen? Sind Hausgeld und Kreditrate bezahlt? Und wie viel Geld bleibt danach wirklich auf Deinem Konto? Ich zeige Dir einen einfachen Monatscheck, mit dem Du diese drei Fragen für Deine vermietete Wohnung beantworten kannst.
Lege Kontoauszug, Wirtschaftsplan und Deine Liste laufender Zahlungen bereit. Plane für den ersten Durchgang etwa 20 Minuten ein. Das ist ein vorgeschlagenes Arbeitsfenster; der tatsächliche Aufwand hängt von Deinen Unterlagen ab.
Direkt zum kostenlosen Monatscheck – oder lies zuerst das durchgerechnete Beispiel und die Checkliste.
Diese fünf Punkte gehören in Deinen Monatscheck
- Mieteingang: Vergleiche die vereinbarte Kaltmiete und Betriebskostenvorauszahlung mit dem tatsächlich eingegangenen Betrag. Notiere Differenz und Zahlungsdatum.
- Laufende Zahlungen: Prüfe das gesamte Hausgeld, die gesamte Kreditrate und separat bezahlte Kosten. Ein Betrag, der bereits im Hausgeld steckt, wird nicht noch einmal erfasst.
- Rücklagen: Schlage im Wirtschaftsplan nach, welcher Betrag für die WEG-Erhaltungsrücklage im Hausgeld enthalten ist. Eine zusätzliche private Reserve hältst Du getrennt fest.
- Offene Aufgaben: Notiere etwa einen fehlenden Beleg, eine Reparaturanfrage oder einen anstehenden Termin. Gib jeder Aufgabe einen nächsten Schritt und ein Datum.
- Verfügbarer Betrag: Ziehe Zahlungen und Deine zusätzliche Zweckbindung von den Einnahmen ab. Der Kontostand allein sagt darüber wenig aus.
Mustercheckliste für den Monatscheck
Die folgende Checkliste ist bewusst einfach gehalten. Du kannst sie abhaken oder in Deine Notizen übernehmen:
- Gesamtmiete ist vollständig eingegangen (Ja / Nein / Teilbetrag notiert).
- Hausgeld ist bezahlt, die WEG-Erhaltungsrücklage ist enthalten.
- Kreditrate ist bezahlt.
- Weitere extern gezahlte Kosten sind bezahlt.
- Private Reserve ist als Umbuchung vorgemerkt, nicht als doppelte Ausgabe.
- Offene Aufgaben sind notiert und haben einen nächsten Schritt.
Ein transparentes Zahlenbeispiel
Die folgenden Werte sind fiktiv und dienen nur der Verdeutlichung. Es ist kein reales Objekt und kein Versprechen.
| Position | Monatlich (EUR) | Hinweis |
|---|---|---|
| Kaltmiete | 800 | Einnahme |
| Betriebskostenvorauszahlung | 220 | Einnahme, aber kein Gewinn |
| Gesamtmiete | 1.020 | 800 + 220 |
| Hausgeld (gesamt, inkl. 80 EUR WEG-Erhaltungsrücklage) | 320 | Zahlung; die Rücklage steckt bereits darin |
| Kreditrate | 520 | Zahlung |
| Weitere extern gezahlte Kosten | 30 | Zahlung |
| Zahlungen gesamt | 870 | 320 + 520 + 30 |
| Überschuss vor Steuern | 150 | 1.020 − 870 |
| Zusätzliche private Reserve | 50 | Umbuchung, keine zweite Ausgabe |
| Frei nach Zweckbindung | 100 | 150 − 50 |
Im Jahresvergleich wären das – bei konstanten Monatswerten – 12.240 EUR Gesamtmiete, 10.440 EUR Zahlungen, 1.800 EUR Überschuss, 600 EUR Reserve und 1.200 EUR frei. Diese Hochrechnung gilt nur bei unveränderten Beträgen. Reparaturen, Leerstand und Abrechnungsnachzahlungen können einzelne Monate deutlich verändern.
Die beiden Rücklagen haben unterschiedliche Aufgaben: Die WEG-Erhaltungsrücklage von 80 EUR ist ein Teil des Hausgeldes von 320 EUR. Ich zähle sie nicht zusätzlich zu den 870 EUR Zahlungen. Die private Reserve von 50 EUR ist etwas anderes: eine Umbuchung innerhalb des Überschusses von 150 EUR. Sie ist keine zweite Ausgabe und verändert die Zahlungssumme nicht. Für den Monatscheck bleiben so 100 EUR nach der zusätzlichen Zweckbindung. Steuern oder künftige Abrechnungsdifferenzen sind damit noch nicht bezahlt.
Die Zahlen auf einen Blick
Was diese Rechnung nicht ist
Der Überschuss ist kein Gewinn im steuerlichen Sinn und keine Rendite. Er zeigt nur, ob die laufenden Monatszahlungen aus den laufenden Einnahmen gedeckt sind. Die Betriebskostenvorauszahlung behandle ich nicht als Gewinn: Es ist eine Vorauszahlung auf die Betriebskosten. Erst die jährliche Abrechnung zeigt die Differenz zwischen Vorauszahlungen und abrechenbaren Kosten. Eine Erstattung an Deinen Mieter oder eine Nachzahlung kann Deinen Kontostand später verändern. Ein negatives Monatsergebnis bedeutet deshalb nicht automatisch ein Problem auf Dauer, aber es ist ein Signal, die Zahlungsreihe anzusehen. Für eine konkrete Nebenkostenabrechnung brauchst Du Mietvertrag und Belege.
Kurzer rechtlicher Rahmen
Für die Betriebskostenvorauszahlung und die jährliche Abrechnung ist § 556 BGB der Anknüpfungspunkt. Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählt § 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Ob und wie Du Kosten umlegst, prüfst Du anhand von Mietvertrag, Kostenart und Belegen. Der Monatscheck erstellt keine Betriebskostenabrechnung.
Der kostenlose Offline-Check
Kostenlosen Monatscheck öffnen: Trage sechs Monatsbeträge ein oder lade das fiktive Beispiel. Das Werkzeug zeigt Dir Einnahmen, Zahlungen, Überschuss und den Betrag nach Deiner zusätzlichen Reserve. Wenn Du einen Betrag änderst, berechnest Du das Ergebnis neu.
Offline-Version herunterladen (ZIP). Entpacke die Datei und öffne index.html im Browser. Die Datei funktioniert ohne Internet. Deine Eingaben werden weder gespeichert noch übermittelt; Deinen ausgefüllten Check kannst Du über die Druckansicht ausdrucken oder als PDF sichern.
So wird aus der Zahl eine nächste Handlung
Fehlen beispielsweise 200 EUR vom vereinbarten Mieteingang, notierst Du die Differenz statt die volle Sollmiete als Zahlungseingang anzunehmen. Für eine Ist-Betrachtung gibst Du im Werkzeug nur die tatsächlich erhaltenen Mietanteile ein. Für die Planung verwendest Du die vereinbarten Beträge und kennzeichnest Deine Notiz als Plan. Mische beides nicht in einer Rechnung.
Bei einem Fehlbetrag prüfst Du zuerst, welche Zahlung ihn ausgelöst hat: eine einzelne Reparatur, dauerhaft höhere Kosten oder ein fehlender Eingang. Lege Dir den passenden Beleg daneben und halte fest, was Du als Nächstes prüfst. So bleibt der Monatscheck eine konkrete Arbeitsliste.
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Zur laufenden Bewirtschaftung passen zwei Folgen aus meinem Podcast:
Der Monatscheck bleibt bewusst klein: Mieteingang, laufende Zahlungen, Rücklagen, offene Aufgaben – und der ehrliche Blick auf das, was übrig bleibt.